Collega aan het woord: Inez Meijer – Procescoördinator

Als procescoördinator bij de Academie Engineering & Automotive heb ik de verantwoordelijkheid voor de planning en inzet van verschillende opleidingen binnen onze academie.
Mijn werkweek begint op maandag met het doornemen en beantwoorden/verwerken van e-mails. In de ochtend hebben we vaak een teamoverleg gepland waarin we lopende zaken bespreken en elkaar op de hoogte brengen van onze werkzaamheden. Tijdens dit overleg behandelen we ook algemene vragen die in het team spelen.

Op de andere werkdagen starten we om 09.00 uur met een dagstart. Omdat niet iedereen elke dag aanwezig is op kantoor, is dit een belangrijk moment om elkaar te spreken en op de hoogte te blijven van de status van onze werkzaamheden. Hier bespreken we eventuele vragen en mededelingen. Vervolgens plan ik eventuele afspraken in met teamleiders en/of docenten.

Samen met de teamleiders bespreek ik wat er nodig is voor het onderwijs in de komende periodes, waarbij ik rekening houd met het blokkenrooster dat vooraf is gemaakt door de roostermaker. In dit rooster staan alle lessen al vast, op dagdeel. Als procescoördinator van het Competentiebureau werk ik nauw samen met een teamleider om het onderwijs efficiënt in te vullen. Ik heb veel contact met docenten en bespreek met hen de inzet voor het onderwijs en andere onderwijs gerelateerde taken. Vervolgens ga ik aan de slag met het inplannen van het onderwijs, waarbij ik eventuele conflicten verzamel en een rapport/advies uitbreng naar de teamleiders. Zij nemen uiteindelijk de beslissingen en kunnen indien nodig vacatures uitzetten of docenten wisselen.

Zodra alle benodigde en juiste gegevens in de applicatie Xedule staan, draag ik het werk over aan een collega die verdergaat met het maken van het uiteindelijke rooster. Zo zorgen we samen voor een goed georganiseerd en gestroomlijnd onderwijsproces binnen de academie.